2024澳门原料网1688机关政府采购内控管理制度（暂行）

第一章 总则

第一条 为进一步规范院机关政府采购，根据相关政府采购、内控管理及黑龙江省财政厅《关于加强全省采购人政府采购内部控制管理的指导意见》（黑财采[2021]28号）等相关规定，结合我院实际，制定本制度。

第二条 根据“分事行权、分岗设权、分级授权”内控原则，通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施，实现对机关政府采购活动的有效制约，促进机关政府采购提质增效。

第三条 本办法适用于院机关采购政府集中采购目录以内和目录以外采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

第二章 组织架构及责任分工

第四条 院党组、院常务会为机关政府采购决策机构，负责对机关政府采购预算、重大政府采购项目进行协调、审议和决策。决策机构办公室设在院财务处，负责政府采购日常管理工作。

第五条 院财务处为机关政府采购业务归口管理部门，负责机关政府采购的执行管理和对外沟通协调，指导和督促院属各单位政府采购工作，具体工作由财务处资产科负责，职责如下：

（一）建立健全机关政府采购内控制度，督促指导院属各单位加强政府采购内控管理。

（二）负责组织政府采购法规制度的学习培训、宣传和督促执行；参与财政部门组织的学习培训、业务研讨、咨询论证。

（三）组织开展政府采购活动，落实采购责任。包括：汇总审核政府采购预算；审查采购需求和采购计划，统筹安排执行进度；预留采购份额面向中小企业采购；采购代理机构的选择和管理；组织相关论证及信息公开；组织委派采购人代表、现场监督人员和选定评审专家；组织确认采购文件和采购结果、签订采购合同、履约验收；组织对采购资产的接收、登记和管理；组织采购方式变更、进口产品采购涉及的报批工作；组织处理相关询问、质疑和配合财政部门投诉处理、监督检查等工作。

（四）负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的管理及系统操作、政府采购信息统计工作。

（五）负责政府采购档案（含电子档案）的资料收集、整理、归档，移交档案室保存、借阅、销毁等。

（六）负责对接省财政厅政府采购管理办公室，办理日常资料报送、业务咨询、审核、审批等业务。

（七）领导交办的其他工作。

第六条 机关各处室是政府采购需求提出或使用部门，负责采购预算申报、采购需求管理和履约验收评价等工作，职责如下：

（一）按照预算管理要求，提供相关材料向院办公室、院财务处申报采购预算；

（二）根据批准的预算，组织开展需求调查，编制采购需求和采购计划，确定采购意向信息。

（三）提供涉及采购方式变更和进口产品采购的论证、公示和报审等方面的相关证明和支撑材料。

（四）负责采购过程中可能涉及的推荐供应商、委派采购人代表、自行确定评审专家等工作。

（五）草拟采购合同，提交内部审核。

（六）负责供应商履约管理，督促项目执行进度，提出验收申请，参与验收活动，对供应商履约情况和项目绩效进行评价。

（七）按照合同约定，申请支付采购资金，提供支付依据。

（八）按照要求移交采购档案资料。

（九）负责相关资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。

（十）其他相关工作。

第七条 机关财务科负责院机关采购预算编制、预算执行和采购资金支付等工作，职责如下：

（一）负责院机关政府采购预算编报、审核和调整，采购资金的申请、审核及支付。

（二）统筹安排采购预算，督促预算执行进度，跟踪预算执行情况，组织开展预算绩效评价。

（三）审核院机关采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息，履行财务监督和管理职责。

（四）其他相关工作。

第八条 院纪检监察审计处负责政府采购领域廉政风险防范，对政府采购制度的执行和采购行为的合法合规性进行监督，职责如下：

（一）负责政府采购领域党风廉政建设，提出健全完善内控制度机制的建议意见，加强采购廉政风险防范。

（二）负责对政府采购活动中相关部门和人员履职尽责情况进行监督，并根据相关法纪对违法违纪问题线索进行调查处理。

（三）对政府采购项目执行的合法合规性进行监督，纠正违法违规行为；委派监督人员，对评审专家抽取、签到和评审委员会评审等环节进行监督，纠正违法违规行为，反映违法违规问题。

（四）其他相关工作。

第九条 法规部门

院办公室负责院机关政府采购领域法律风险防范工作，职责如下：

（一）负责政府采购活动中的法律风险防范，提出健全完善内控制度机制的建议意见；

（二）负责政府采购行为的合法性审核工作，组织院法律顾问对重大采购项目涉及的采购文件、协议合同、质疑举报等事项进行合法性审查，出具审查意见。

（三）负责处理采购过程中或者合同履约过程中发生的法律纠纷。

（四）其他相关法律法规工作。

第三章 内部决策流程

第十条 院机关政府采购决策程序分为院党组会决策程序、院常务会决策程序、院领导审定决策程序、一般决策程序四类。

第十一条 院党组会决策程序。年度采购预算安排、预算外50万元及以上的采购项目和其他政府采购重大事项，分别由院财务处或业务处室报分管院领导、分管财务院领导审核，报院党组书记同意或者由院党组书记召集，明确审议议题和审议事项，院党组成员和相关处室对审议事项进行审议、独立发表意见，综合各方意见后作出决策。

第十二条 院常务会决策程序。预算外20万元及以上的政府采购项目，由业务处室报分管院领导、分管财务院领导审核，经院长同意或者由院长召集召开院常务会，明确审议议题和审议事项，院领导和相关处室对审议事项进行审议、独立发表意见，综合各方意见后作出决策。

第十三条 院领导审定决策程序。预算外20万元以下的政府采购项目，相关处室草拟意见报分管院领导、分管财务院领导及院长审核、审批签字做出决策。

第十四条 一般决策程序。已经列入预算内的政府采购项目或经院党组、院常务会或院领导审定的预算外采购项目，实施采购时履行一般决策程序，由相关处室填写“机关政府采购项目审批表”，分别由院办公室、机关财务科对采购需求、资金来源进行审核、资产科审核确定采购形式、采购方式，经财务处分管政府采购副处长、处长审定，分管财务院领导审批后执行。

第四章 岗位设置及风险控制

第十五条 岗位设置。资产科政府采购管理岗为政府采购专管员，负责政府采购工作的组织和协调，指导和协调院属各单位政府采购工作。

机关各处室应明确一名工作人员，负责采购过程中的沟通协调，牵头组织编制采购需求。

第十六条 风险防控机制。机关各处室要依据各自的政府采购职责，梳理不同政府采购业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则、风险事项等台账；合理设置岗位，细化内部人员岗位分工，明确经办、审核岗位的工作要求和执行标准。

建立岗位之间相互监督制约机制。采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置，评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。

建立轮岗交流制度，院财务处及相关处室要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，风险等级高的岗位原则上5年轮岗，不具备轮岗条件的，期满后进行内部专项审计。各处室要建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。

第五章 采购流程及要求

第十七条 编制政府采购预算。政府采购预算与部门预算同步申报，由各处室提出采购需求，院办公室根据资产配置情况进行审核，同意后汇总报资产科，资产科根据配置标准、采购目录等进行审核，同意后报机关财务科确定资金来源列入部门预算草案，经财务处处务会同意后，与部门预算同步报院党组审议，同意后报省财政厅。预算外采购需求及调剂预算，经相关决策程序同意后，按预算调整程序执行。

第十八条 院财务处负责统筹落实预留份额面向中小企业采购政策。对可以提前采购的项目或者可以签订三年合同履行期限的服务项目，资产科组织相关处室申报、审核，机关财务科对预算进行审核，在预算能够足额保障前提下，经院常务会或院党组会议审议同意，向省财政厅申请提前采购预算指标或者同意签订三年履行期限合同。

第十九条 公开采购意向。相关处室根据批复的采购预算，结合采购计划安排，确定采购项目名称、预算金额、供应商资格要求等意向信息，履行一般决策程序，由资产科按规定在政府采购信息系统中发布采购意向信息。

第二十条 制定采购需求。相关处室负责编制技术、商务等采购需求，对工程建设等复杂采购项目，可以委托采购代理机构或者其他第三方机构编制，各处室对第三方机构编制的采购需求负责。资产科依据相关规定对采购需求进行审查，可以委托采购代理机构或者其他第三方机构进行需求审查，资产科对第三方机构出具的审查意见负责。采购需求确定、调整及审查，应当履行部门内审核、审批程序。

第二十一条 编制采购实施计划。相关处室负责编制采购实施计划，资产科负责对实施计划进行审查，机关财务科录入省财政厅采购计划备案系统，提交省财政厅政府采购办备案。实施前经申请审批将备案计划导入采购计划执行系统，组织实施采购活动。采购计划编制、调整及审查，应当履行部门内审核、审批程序。

采购实施计划内容应包括采购品目、项目名称、采购组织形式、采购执行方式、委托代理机构类型、采购方式、项目名称、数量、金额、是否面向中小企业、是否政府购买服务等。

第二十二条 采购方式变更审核。达到公开招标数额标准，项目符合公开招标之外采购方式适用情形需要采取公开招标之外采购方式的，应当向省财政厅申请采购方式变更。采取单一来源采购方式的，均要组织论证、公示，达到公开招标数额标准的，报省财政厅批准方式变更。由相关处室提出申请并提供相关证明材料，资产科负责组织论证、公示、申报等工作。提出采购方式变更，应履行部门内审核、审批程序。

单一来源采购方式的选择，应坚持从严从紧的原则。对只能从唯一供应商处采购的，由资产科负责组织不少于3名中级以上职称且与项目专业相关的专业人员进行论证，论证意见应在黑龙江省政府采购网发布并公示不少于5个工作日。对因发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，应当具有充分的依据和理由。对保证原有采购项目一致性或者服务配套要求，需要继续从原供应商处添购的，添购金额不超过原合同金额的百分之十。

第二十三条 进口产品采购。政府采购应当采购本国产品，确需采购进口产品的，应当在采购前按规定报省财政厅批准。由相关处室负责提出拟采购产品的主要技术参数指标功能和应用场景以及对应国产产品和进口产品情况，由资产科负责组织专家对主要技术参数指标功能及应用场景的合理性，国内产品和进口产品的参数指标情况进行客观详细的论证，出具明确的论证意见，建议采购进口的向政府采购办申报。政府采购办批准允许进口产品参加采购活动，但不能限制符合需求的国产产品参与竞争。

第二十四条 委托采购代理机构。资产科负责采购代理机构的选择、委托、协调、评价和日常管理。集采目录内公开招标限额标准以上项目必须委托集中采购机构；集采目录外分散采购限额标准以上的分散采购项目可以委托集中采购机构，也可以委托社会代理机构，但均需采取“一项目一委托”的方式进行委托，即一个项目签订一份委托代理协议。

社会代理机构的选择，应制定选择方案，包括：选择标准、邀请范围、程序、数量和履约条件等。对采购服务质量好、执业规范、专业能力强、履约评价优秀的采购代理机构，采购人可以履行决策程序后，直接选择其代理采购。

第二十五条 确认采购文件。相关处室负责确认采购文件中涉及的采购需求和采购实施计划内容，资产科负责确认涉及的其他内容。资产科会同相关处室核对、确认无误后，院办公室进行合法性审查，履行部门内审核、审批程序，书面反馈采购代理机构。

第二十六条 公开采购信息。资产科负责政府采购信息的公开工作，确保依法及时完整公开信息，切实防范信息发布风险。主要包括采购意向信息、单一来源采购公示信息、合同公告等，涉及采购需求和采购实施计划内容的由相关处室确认，履行部门内审核、审批程序，资产科要对发布后的信息进行核实、确认。拟发布信息存在涉密、敏感等情形时，资产科组织内部审查和风险评估，出具评估报告。

第二十七条 邀请供应商。相关处室结合项目实际，按规定在采购需求和采购实施计划编制环节确定邀请供应商的方式及供应商资格条件。公告邀请供应商的项目通过发布采购公告，公开邀请不特定供应商参加项目采购活动。书面推荐供应商的项目，相关处室负责提供采购人书面推荐的供应商名单，并提供推荐理由，履行部门内审核、审批程序，交资产科报采购代理机构邀请供应商。

第二十八条 发出采购文件。资产科要监督采购代理机构是否按规定时间、途径及邀请范围发出采购文件，是否对已获取采购文件供应商信息进行保密管理。

第二十九条 供应商提交投标（响应）文件。资产科负责监督采购代理机构是否按规定接收、妥善保管供应商递交的投标（响应）文件，发现违法违规情形的，及时要求采购代理机构予以纠正。

第三十条 项目评审。资产科负责组织委派资格审查工作人员、采购人代表、现场监督人员和自行选定的评审专家并出具委托书，为采购人代表办理CA证书及签章，相关业务处室负责确定资格审查工作人员、采购人代表和自行选择的评审专家，纪检监察审计处负责确定现场监督人员。

采购人代表原则上选派熟悉项目情况和政府采购评审规则及系统操作的人员参加，要严格遵守评审现场管理要求，依法独立评审，不得发表倾向性言论，干预评审；出现违法违规行为，将参照对评审专家的标准进行处理处罚。

对技术复杂、专业性强的采购项目，可以自行选定相应专业领域的评审专家。由相关处室确定评审专家的名单及理由，履行部门内审核、审批程序。

第三十一条 确认采购结果。收到评审报告之日起５个工作日内，由资产科会同相关处室确定中标（成交）供应商，经内部审批后，将中标（成交）结果确认函反馈采购代理机构对采购结果予以确认。也可以直接授权评审委员会根据中标（成交）候选供应商顺序现场直接确定中标（成交）供应商，代理机构通知中标（成交）供应商同时发布中标（成交）公告。

第三十二条 发布采购结果公告。采购代理机构在收到中标（成交）结果确认书之日起2个工作日内，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，同时在黑龙江政府采购网发布采购结果公告。资产科负责进行跟踪督促。电子卖场项目采购结果，由资产科按照省级电子卖场采购管理规定公开采购结果信息，并在院信息公开栏公开采购结果。

第三十三条 采购合同管理。相关处室应在项目中标（成交）通知书发出之日起20日内，与中标（成交）供应商协商草拟采购合同，经法规部门合法性审查后，正式签订合同，资产科负责在2个工作日内进行合同公告、7个工作日内完成合同备案。

续签合同项目应当在采购文件中明确履行期限不超过三年，合同一年一签的要求，并不得改变实质性内容。签订补充合同的，采购金额不得超过原合同采购金额的10%，同时申请采购预算、申报采购计划、进行补充合同公告及备案。

第三十四条 履约验收。相关处室负责采购项目的履约工作，提出验收申请；资产科负责组织院机关政府采购项目的履约验收工作。对需要组建验收小组进行验收的项目，由资产科组织相关处室、第三方专业机构或者专业人员成立验收小组进行现场验收并出具验收报告，纪检监察审计处参与监督。对小额零星的采购项目，采取简易方式进行验收。

第三十五条 资金支付。机关财务科按照合同约定和国库管理制度规定，负责办理采购资金的支付，相关处室负责提供支付依据。直接支付资金的项目，由机关财务科通过一体化系统办理资金支付。

第三十六条 资料归档。资产科负责政府采购档案归集，按规定每年年初将上一年度形成的档案资料移交院办公室档案室归档。 采购档案不得伪造、变造、隐匿或者销毁，保存期限为自采购结束之日起15年。

第六章 质疑投诉及考核评价

第三十七条 询问、质疑和投诉处理。资产科负责牵头组织答复应当由采购人答复的供应商询问、质疑和投诉；督促采购代理机构依法规范答复应由采购代理机构负责答复的供应商询问、质疑；相关处室负责对涉及采购需求和采购实施计划内容的询问、质疑和投诉提出答复意见并提供证明材料；院办公室负责对应由采购人答复的质疑和投诉进行合法性审查。

询问答复应当在3个工作日内做出，质疑答复在收到供应商书面质疑后7个工作日内做出，投诉答复在规定时间内做出。

第三十八条 考核评价。政府采购工作开展情况及成效将根据院绩效考核评价工作统一安排，适时纳入院机关对各处室的考核评价范围，按院绩效考核评价机制进行考核评价。

第七章 附则

第三十九条 院属各单位应当根据本制度制定本单位政府采购内控管理制度，院机关各处室应当根据本制度规定进一步细化完善本本处室的内控制度机制，明确责任分工和决策程序，加强监督制约，规范权力运行，防范采购风险。

第四十条 不属于政府采购范围内，由各处室自行购买的货物、服务和工程项目，按照院机关内部控制管理及财务管理办法执行。

第四十一条 本制度由院财务处负责解释并组织实施。本制度如与上级有关规定相抵触，按上级规定执行。

第四十二条 本制度自发布之日起施行。

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